Leena Muotio
FT, yliopettaja
Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu – Xamk
18.8.2022
Mitä Lean tarkoittaa?
Lean-ajattelu on tuotannon parantamiseksi ja tehostamiseksi alun perin japanilaisen Toyota-autonvalmistajan kehittämä käytännönläheinen ajattelutapa. Lean-ajattelussa ja menetelmällisyydessä on useita yhtymäkohtia palvelumuotoiluun, mutta Leania sovelletaan yleensä muotoilun kentällä teollisen muotoilun tuotteiden suunnitteluun ja valmistukseen, joskin asiakkaan tarpeet otetaan myös aina huomioon. Leania tehdään tiimityönä ja eteneminen visualisoidaan, jolloin tullaan lähelle palvelumuotoilusta tuttuja työkaluja.
Lean on suunnittelun johtamisjärjestelmä. Leanin avulla pyritään tekemään juuri oikeita asioita työn tekemisessä, jolloin aikaa ja muita resursseja ei tuhlaannu, ja asiakkaalle tuotetaan parasta mahdollista lisäarvoa. Leanissa keskeistä on henkilöstön jatkuva oppiminen ja sitouttaminen jatkuvaan työn parantamiseen, joka johtaa tuottavuuden parantumiseen ja asiakkaan huomioimiseen sekä työhyvinvoinnin kasvuun.
Lean-menetelmiä
Lean-ajattelun mukaisia menetelmä on monia. Muotoilun tutkimusmenetelmänäkin tunnettu visuaalistaminen on yksi tärkeimpiä Lean-ajattelun menetelmiä. Tähän kuuluvat esimerkiksi visuaaliset työ- ja toimintaohjeet, jotka ovat nopeampia omaksua kuin sanallinen ohjeistus. Visuaalisissa ohjeissa voidaan käyttää valokuvia, piirroksia, infografiikkaa tai mitä tahansa visuaalisia apuvälineitä ohjeistettavan työn tai työvälineistön mukaan.
Gemba-menetelmäksi tai hukkakävelyksi kutsutaan tuotantolaitoksessa tai muussa työympäristössä tehtävää kävelyä, jonka tarkoituksena on tarkkailla työprosessia ja sen sujuvuutta käytännössä. Ideana on hyödyntää prosessin kehittämisessä työntekijöitä, jotka ovat mukana ongelmien ratkaisemisessa ja työn parantamisen suunnittelussa, eivät vain tarkkailun kohteita. (Ks. Kpedu Lean s.a.; Lean Vlogi OSA 7: Gemba kävely 2022.)
Jatkuva parantaminen eli Kaizen (jap. Kai=muutos, Zen=hyvä) tarkoittaa sitä, että prosessia kehitetään jatkuvasti, joustavasti ja pienten muutosten kautta paremmaksi. Näin vältytään suurilta, aikaa vieviltä ja usein hyvin stressaavilta kokonaismuutoksilta. Kaizen-menetelmää käyttävät kaikki työntekijät, eli he ovat vastuussa työprosessien mahdollisimman hyvästä toimivuudesta. Johto tietysti mahdollistaa jatkuvaan muutokseen tarvittavat resurssit. Kaizen-menetelmä hyödyntää palvelumuotoilustakin tuttua työpajatoimintaa, jossa työntekijät kokoontuvat työpajoihin pohtimaan työprosessien ja työn tekemisen tapojen sujuvoittamista. (Ks. Kpedu Lean s.a.; Lean-sanasto. Kaizen. 2022.)
Kanban-menetelmä (jap. näkyvä taulu) sisältää kolme sääntöä tai työkalua, joiden avulla voidaan hallita keskeneräisen työn määrää ja ohjata tuotantoa. Kanbanin avulla voidaan välttää työntekijöiden kuormittumista ja suunnitella työprosessin kulku loogiseksi ja jouhevaksi. Kanbanissa käytetään usein palvelumuotoilustakin tuttuja post-it -lappuja visualisoimaan työvaiheita ja -tehtäviä. (Kpedu Lean s.a.)
Kanban-menetelmän vaiheet ovat:
- Työnkulun näkyväksi tekeminen
- WIP-taulun (Work in progress) sarakkeisiin määriteltävä suurin sallittu työmäärä, jotta työprosessi säilyy sujuvana.
- Työtehtävien läpimenoaikojen ylös kirjaaminen.
(Lekman 2009.)
Kanban-menetelmästä voi lukea lisää Lare Lekmanin kirjoittamasta artikkelista: Mikä ihmeen Kanban?
Arvovirtakartta eli Value Stream Mapping (VSM) -menetelmän avulla kuvataan visuaalisesti sitä, miten materiaalit, tuotteet ja informaatio virtaavat kohti asiakasta. Kyseessä on siis prosessin sujuvoittamisen ja tehostamisen työkalu, jonka avulla pyritään parantamaan prosessien läpimenoaikoja. Ensin kuvataan visuaalisesti tämänhetkinen tilanne ja mahdollinen hukka, jonka jälkeen visualisoidaan toivottu tilanne. (Ks. Kpedu Lean. S.a.; Lean-sanasto Arvovirtakuvaus – Value Stream Map 2022.)
A3-menetelmän nimi viittaa A3-kokoiseen paperiin, jolle jaotellaan kehitettävät asiat. A3:n on todettu olevan sopivan kokoinen sekä ongelman että ratkaisun esiintuomiseen. Menetelmän avulla nostetaan esiin prosessin ongelmat ja eritysesti niiden juurisyyt. Ratkaisua etsittäessä tuodaan esiin nykytila ja toivetila. Havaitusta ongelmasta tuodaan esiin kaikki siihen liittyvät tekijät; työvälineet, materiaalit, työntekijöihin liittyvät asiat, työn tekemiseen liittyvät seikat, johtaminen, ympäristötekijät ja niin edelleen. Näitä tekijöitä pohtimalla luodaan ratkaisuehdotus havaitulle ongelmalle ja suunnitellaan myös se, miten uusi toimintamalli otetaan käyttöön. (Ks. Kpedu Lean. S.a.)
5S ja 6S ovat menetelmiä työympäristön toimivuuden ja siisteyden organisoimiseksi. S5 koostuu viidestä toiminnosta, jotka ovat sortteeraus (eli lajittelu, eng. sort), systematisointi (store), siivous (shine), standardointi (standardize) ja seuranta (sustain). S6:ssa otetaan vielä lisäksi jäsentyneesti huomioon turvallisuus (safe), joka toki on mukana myös S5:n kaikissa vaiheissa. (Ks. Kpedu Lean. S.a.)
Lean muotoilun menetelmänä
Edellä esiteltyjä Lean-menetelmiä voidaan käyttää hyvin monenlaisissa muotoilualan tutkimuksissa. Menetelmien tullessa lähelle palvelumuotoilua on niitä luontevaa soveltaa palvelumuotoilutehtävissä, jos työn konteksti mahdollistaa soveltamisen. Myös tuotemuotoiluun menetelmät soveltuvat laaja-alaisesti, etenkin jos kyse on sarjatuotantoon tähtäävästä suunnittelusta. Kuten monia muotoilun tutkimusmenetelmiä, myös Lean-menetelmiä voidaan soveltaa joustavasti tutkittavan kohteen ja ratkaistavan ongelman mukaan.
Lähteet:
Kpedu Lean. S.a. https://www.kpedu.fi/kpedu/projektitoiminta-hankkeet/projektit/projektiarkisto/kpedu-lean/esimerkkej%C3%A4-lean-menetelmist%C3%A4 [viitattu 18.8.2022].
Lean-sanasto. Arvovirtakuvaus – Value Stream Map. 2022. Saatavissa: https://leanthinking.fi/sanasto/arvovirtakuvaus-value-stream-map/ [viitattu 19.8.2022].
Lean-sanasto. Kaizen. 2022. Lean thinking. Saatavissa: https://leanthinking.fi/sanasto/kaizen/ [viitattu 19.8.2022].
Lean Vlogi OSA 7: Gemba kävely. 2022. LeanThinking. Saatavissa: https://leanthinking.fi/lean-vlogi-osa-7-gemba-kavely/ [viitattu 19.8.2022].
Lekman, Lare. 2009. Mikä ihmeen kanban. Saatavissa: https://www.lekman.fi/post/mika-ihmeen-kanban [viitattu 19.8.2022].